Penggunaan payroll bukanlah hal baru di divisi HRD untuk memudahkan pencatatan gaji, hingga pajak karyawan. Payroll adalah sistem penggajian karyawan yang biasa dilakukan oleh HR setiap bulan.
Beberapa tahun yang lalu mungkin setiap admin dan pegawai HR masih harus berkutat dengan excel. Hampir segala isi dan hal yang harus dimasukkan ke payroll dibuat dalam bentuk manual yang akan dihitung dengan excel. Namun, keberadaan payroll dapat membantu HR dalam sistem penggajian karyawan. Saat ini software payroll semakin mudah digunakan karena semakin banyak fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Mengapa payroll penting?
Sistem payroll menjadi sangat penting karena bisa menjaga data identitas setiap karyawan. Dengan sistem payroll, perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja bisa mengatur data-datanya ke dalam sistem yang akurat.
Keakuratan yang ada di sistem payroll juga bisa sangat penting untuk menghitung gaji karyawan dengan tepat. Penghitungan gaji karyawan dilakukan berdasarkan absensi, waktu kerja, lembur, dan tunjangan lainnya yang telah ditetapkan dalam sebuah perusahaan.
Baca Juga : Optimalkan Linkedin Untuk Upgrade Personal Brand
Bahkan sistem payroll juga bisa menghemat tenaga staf HRD. Misalnya jika di sebuah perusahaan ada 3 staf HRD yang memiliki segudang tugas termasuk untuk penghitungan gaji karyawan, maka penggunaan software payroll tersebut bisa memangkas jumlah tenaga staf yang dibutuhkan. Software payroll memang dirancang untuk memudahkan dan mengefisienkan waktu kerja staf.
Keberadaan sistem ini bisa mengurangi kesalahan perhitungan yang sering dilakukan karena menggunakan spreadsheet maupun excel. Penghitungan yang dilakukan bisa mencakup perhitungan untuk potongan BPJS, uang makan, uang transportasi, PPh21, pajak, dan lain-lainnya.
Pastikan fitur ini yang ada di software payroll perusahaan Anda.
Untuk Anda yang masih menggunakan sistem penggajian secara manual, ada baiknya Anda beralih ke sistem payroll untuk mengefektifkan kinerja Anda maupun perusahaan. Belakangan semakin banyak software payroll yang dikembangkan oleh Indonesia. Namun, sebelum memutuskan untuk berlangganan payroll dengan pengembang tertentu pastikan ada fitur-fitur penting yang bisa mendukung kinerja Anda. Fitur-fitur yang ada misalnya seperti di bawah ini
1. Sistem berbasis cloud
Identitas dan data yang ada di perusahaan mungkin sangat banyak. Sistem berbasis cloud bisa menampung data dalam ukuran yang besar. Dengan keberadaan sistem payroll yang berbasis cloud hal tersebut bisa mengamankan data-data penting yang terkait dengan internal perusahaan.
2. Terintegrasi
Sebuah sistem payroll agaknya perlu untuk terintegrasi dengan banyak software lain yang bisa saling berkaitan dan mendukung kinerja HRD. Misalnya adalah integrasi dengan mesin absensi. Ketika payroll sudah terhubung dengan mesin absensi, tidak perlu lagi repot membuat laporan manual untuk mencatat absensi karyawan. Bahkan sistem payroll yang benar-benar terkini juga bisa secara otomatis merekap status kehadiran karyawan.
3. Penghitungan pajak, BPJS, dan tunjangan lain
Penghitungan sebuah gaji yang dibayarkan oleh perusahaan ke karyawan untuk satu bulan atau mingguan kerja bukanlah hal sederhana. Ada banyak elemen dan perhitungan yang terlibat untuk menentukan gaji yang dibayarkan. Gaji yang dibayar juga tidak lepas dari potongan pajak, jaminan ketenagakerjaan, jaminan kesehatan, dan potongan lain atau tunjangan lain yang bisa berbeda antara satu karyawan dengan karyawan lain.
4. Database karyawan
Fitur yang satu ini perlu wajib ada di software payroll yang akan Anda gunakan. Data personalia yang ada bisa dikumpulkan ke dalam sebuah software payroll. Mulai dari curriculum vitae, NPWP, kontrak karyawan, dan data pribadi lainnya yang bisa digunakan, dikelola, dan tentunya dapat disimpan dengan aman.
5. Kemudahan transfer
Carilah software payroll yang sudah terintegrasi dengan bank. Dengan integrasi yang dilakukan hal tersebut bisa semakin mempermudah Anda dalam menggaji karyawan. Gajian bisa dilakukan hanya sekali klik.
Sistem yang ada di software atau aplikasi payroll pada dasarnya bisa sangat memudahkan Anda. Efektivitas yang ada pada satu sistem ini sangat bermanfaat jika digunakan dengan tepat dan memilih pengembang yang tepat juga. Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan di luar dari fitur-fitur yang ditawarkan adalah tingkat keamanan dan tingkat kemudahan yang ada di aplikasi payroll tersebut.
